Co grozi za łamanie RODO – praktyczne przykłady to temat, który przybliża zarówno prawne, jak i praktyczne konsekwencje nieprzestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących danych osobowych.
Definicja i zakres RODO
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, powszechnie nazywane RODO, wprowadza jednolite zasady ochrony danych osobowych na terenie Unii Europejskiej. Ma ono na celu zagwarantowanie każdej osobie fizycznej prawa do prywatności oraz poufności przetwarzanych informacji. Podmiotami objętymi RODO są zarówno administratorzy danych, jak i podmioty przetwarzające. Administrator odpowiada za określenie celów i środków przetwarzania, natomiast podmiot przetwarzający działa na jego polecenie.
RODO nakłada obowiązek m.in.:
- uzyskania wyraźnej zgody na przetwarzanie danych od osoby, której dane dotyczą,
- zapewnienia transparentności procesów (informowania zainteresowanego o celu i okresie przetwarzania),
- wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych gwarantujących bezpieczeństwo,
- zgłaszania naruszeń bezpieczeństwa (breach notification) do Prezesa UODO oraz, w razie potrzeby, do osób, których dane dotyczą.
Wszystkie te obowiązki mają na celu zapobieganie naruszeniom i minimalizowanie szkód wynikających z ewentualnego wycieku informacji.
Rodzaje sankcji za naruszenie RODO
Za naruszenie przepisów RODO odpowiada Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO). Może on nałożyć:
- ostrzeżenie – w przypadku drobnych uchybień, które dają się usunąć w krótkim czasie,
- upomnienie – gdy administrator lub podmiot przetwarzający nie stosuje odpowiednich środków,
- nakaz przyjęcia określonych rozwiązań lub zaprzestania nieprawidłowych działań,
- karę administracyjną – do 10 000 000 EUR lub, w przypadku przedsiębiorstw, do 2% ich całkowitego rocznego obrotu światowego za poprzedni rok obrotowy (wyższa z wartości ma zastosowanie),
- karę grzywny – do 20 000 000 EUR lub do 4% rocznego światowego obrotu za poprzedni rok.
Oprócz sankcji finansowych, naruszenie może skutkować wydaniem nakazu wstrzymania przetwarzania lub zawieszenia systemów informatycznych wykorzystywanych do gromadzenia danych. W ekstremalnych przypadkach Prezes UODO może skierować wniosek o rozwiązanie umowy z podmiotem przetwarzającym.
Praktyczne przykłady naruszeń i konsekwencje
1. Ujawnienie danych pracowników
Przedsiębiorstwo zatrudniające kilkaset osób wysłało do pracowników maila z załącznikiem zawierającym listę płac w formacie otwartym. W załączniku znajdowały się szczegółowe informacje o wynagrodzeniach, urlopach oraz numerach kont bankowych. W wyniku błędu do nieuprawnionej grupy adresatów dotarła wiadomość. W efekcie Prezes UODO nałożył na firmę karę administracyjną w wysokości 50 000 zł oraz nakaz wdrożenia zaawansowanych procedur szyfrowania poczty elektronicznej.
2. Brak zgody na marketing
Spółka handlowa wysłała tysiące newsletterów bez uprzedniego uzyskania zgód od osób fizycznych. Odbiorcy nie wyrażali zgody na otrzymywanie informacji handlowych. Po zgłoszeniu sprawy do UODO przedsiębiorca otrzymał upomnienie oraz został zobowiązany do stworzenia rejestru zgód i wykreślania osób, które z nich nie korzystają.
3. Niewłaściwe zabezpieczenie systemu informatycznego
Firma medyczna przetwarzająca dane pacjentów nie zaktualizowała oprogramowania serwera. W rezultacie system został zainfekowany ransomware, a poufność i integralność danych zostały naruszone. Konsekwencją było nie tylko wstrzymanie działalności kliniki na kilka dni, ale także nałożenie przez UODO kary w wysokości 200 000 zł oraz obowiązek przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa.
4. Niepowiadomienie o wycieku danych
Operator sieci handlowej odkrył, że doszło do nieautoryzowanego dostępu do bazy klientów. Firma nie zgłosiła incydentu UODO ani nie poinformowała osób, których dane zostały ujawnione. W wyniku dochodzenia Prezes UODO nałożył grzywnę w kwocie 150 000 zł oraz wydał nakaz sporządzenia szczegółowego raportu o przyczynach i skutkach naruszenia.
Jak uniknąć sankcji i poprawić zgodność z przepisami
Wdrażanie odpowiednich procedur to najlepsza strategia minimalizowania ryzyka kar za naruszenie RODO. Kluczowe działania obejmują:
- przeprowadzenie DPIA (Data Protection Impact Assessment) w przypadku przetwarzania danych wrażliwych,
- aktualizację polityki ochrony danych i regulaminów wewnętrznych,
- szkolenia pracowników z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych,
- wdrożenie systemów szyfrowania i kontroli dostępu,
- wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych (IOD) w organizacjach, które muszą go powołać,
- okresowe audyty wewnętrzne oraz testy penetracyjne systemów IT,
- opracowanie procedur reagowania na incydenty i ich dokumentowanie.
Konsekwentne stosowanie tych rozwiązań pozwala budować zaufanie klientów i partnerów, a także znacząco obniża ryzyko wystąpienia naruszenia skutkującego dotkliwymi sankcjami.
